CEO Executive Assistant

O nosso cliente é uma multinacional de referência no sector logística que pretende recrutar uma Executive Assistant para dar apoio ao seu CEO garantindo a organização e eficiência na gestão de agendas, comunicação, documentos e tarefas diversas. A sua função é essencial para assegurar o bom funcionamento das operações diárias da empresa, otimizando o tempo do CEO e facilitando a sua interação com as equipas internas e externas.

Sobre o nosso cliente

O nosso cliente é uma multinacional de referência no sector logística que pretende recrutar uma Executive Assistant para dar apoio ao seu CEO garantindo a organização e eficiência na gestão de agendas, comunicação, documentos e tarefas diversas. A sua função é essencial para assegurar o bom funcionamento das operações diárias da empresa, otimizando o tempo do CEO e facilitando a sua interação com as equipas internas e externas.

Principais responsabilidades

Gestão de Agenda e Compromissos:

• Organizar e coordenar a agenda do CEO, agendando reuniões, compromissos e viagens de acordo com as prioridades definidas.


• Preparar a documentação necessária para reuniões, incluindo relatórios, apresentações e notas de reunião.


• Lidar com pedidos de agendamento de reuniões e consultas de disponibilidade do CEO.

Comunicação e Correspondência:

• Filtrar e encaminhar e-mails, chamadas telefónicas e outras comunicações para o CEO, garantindo que as mensagens importantes sejam tratadas com a devida prioridade.


• Redigir e responder a correspondências, relatórios e memorandos em nome do CEO.


• Garantir uma comunicação eficaz e profissional com clientes, parceiros, fornecedores e outras partes interessadas.

Gestão de Viagens e Logística:

• Organizar viagens de negócios, incluindo reservas de voos, hotéis e transporte, além de fornecer toda a logística necessária para viagens nacionais e internacionais.


• Preparar o itinerário completo das viagens e assegurar que todos os detalhes sejam comunicados com antecedência.

Apoio Administrativo e Logístico:

• Organizar e manter os arquivos do CEO, tanto em formato digital quanto físico, assegurando a confidencialidade e fácil acesso à informação.


• Ajudar na preparação de apresentações, relatórios financeiros e documentos estratégicos relacionados ao setor de logística.


• Controlar e acompanhar a execução de tarefas administrativas e projetos, garantindo que os prazos sejam cumpridos.

Apoio em Reuniões e Eventos:

• Preparar as reuniões do CEO com a equipa executiva e outros stakeholders, incluindo a organização de materiais, salas e recursos.


• Participar de reuniões para fazer atas e acompanhar os pontos de ação, garantindo que os assuntos tratados sejam acompanhados de forma eficaz.

Gestão de Prioridades:

• Ajudar o CEO a gerir a sua carga de trabalho, destacando as tarefas mais urgentes e importantes.


• Priorizar e organizar tarefas para otimizar a utilização do tempo do CEO.

Perfil desejado

Licenciatura em Secretariado Executivo, Administração de Empresas ou áreas relacionadas.
Experiência mínima de 10 anos em funções similares, preferencialmente em ambientes multinacionais.
Excelente capacidade de organização, gestão de tempo e atenção ao detalhe.
Domínio das ferramentas informáticas (Microsoft Office, Google Suite, entre outros).
Fluência em inglês, tanto na comunicação escrita quanto oral.
Conhecimentos de francês ou espanhol serão considerados uma mais-valia.
Capacidade para lidar com informações confidenciais e sensíveis com descrição.
Facilidade de comunicação, assertividade e habilidade para lidar com múltiplos stakeholders.
Proatividade, flexibilidade e capacidade de trabalhar sob pressão.

Benefícios adicionais

Oportunidade de trabalhar numa empresa de referência.

Candidate-se através do website