Recepcionista para colégio internacional




Detalhe da Oferta:

Título do Cargo: Rececionista Escolar
Reporta a: Chefe de Operações

Resumo: O Rececionista Escolar é responsável por fornecer um serviço de receção acolhedor e eficiente, garantindo uma comunicação fluida e eficaz dentro da escola, e desempenhando uma variedade de tarefas administrativas. Este papel envolve a manutenção dos registos dos alunos, contacto com os pais, gestão de encomendas e auxílio na organização de visitas de estudo e eventos conforme orientado pelos Coordenadores de Programa/Currículo ou Coordenador de Eventos. Além disso, o Rececionista compilará listas de alunos, criará e manterá pastas de turmas e manterá o Sistema de Informação de Gestão (SIG) atualizado.

Responsabilidades Principais:

Funções de Receção:
- Receber e acolher calorosamente visitantes, funcionários e alunos.
- Atender e direcionar chamadas telefónicas para o pessoal apropriado.
- Gerir a correspondência e entregas, tanto recebidas quanto enviadas.
- Fornecer informações gerais e assistência a visitantes e pessoas que telefonem.

Apoio Administrativo:
- Manter e atualizar os registos e ficheiros dos alunos, garantindo que todas as informações estão atualizadas e precisas.
- Ajudar nos processos de matrícula e inscrição.
- Compilar e atualizar listas de alunos conforme necessário.
- Criar e manter pastas de turmas, garantindo que estão atualizadas e organizadas.
- Gerir encomendas de materiais e suprimentos conforme solicitado pelo pessoal.
- Manter o Sistema de Informação de Gestão (SIG) da escola, garantindo que todos os dados estão precisos e atualizados.

Comunicação com Pais:
- Contactar pais, se necessário, conforme solicitado por professores, chefes de programa ou outro pessoal relevante.
- Responder a consultas e preocupações dos pais de forma oportuna e profissional.
- Coordenar compromissos relacionados com a escola mediante solicitação.

Apoio a Visitas de Estudo e Eventos:
- Ajudar na organização e agendamento de visitas de estudo, incluindo transporte, autorizações e itinerários.
- Apoiar o Coordenador de Eventos na planificação e execução de eventos e atividades escolares.
- Garantir que toda a documentação e autorizações necessárias estão completas e arquivadas.

Outras Funções:
- Manter a área de receção limpa e organizada.
- Garantir o cumprimento das políticas e procedimentos da escola.
- Desempenhar outras funções relacionadas mediante solicitação.

Competências:
- Excelentes habilidades de comunicação e interpessoais.
- Fortes capacidades organizativas e de multitarefa.
- Proeficiência no Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) e ferramentas de SIG.
- Capacidade de manter confidencialidade e lidar com informações sensíveis com discrição.
- Atitude amigável, acessível e profissional.
- Boa fluência em inglês e português ou francês, falado e escrito.

Condições de Trabalho:
- Esta posição opera num ambiente escolar.
- O papel requer longos períodos sentado, atendendo telefones e usando um computador.
- Pode ser ocasionalmente necessário levantar ou mover suprimentos e materiais de escritório.

Pedimos o envio de CV e carta de motivação para com a referência REFSEC





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